إدارة أدلة الالتزام مركزياً
احفظ كل دليل داخل الضابط الذي يثبته، مع اسم من أضافه ووقت إضافته، فيجده فريقك في المراجعة التالية دون البحث في البريد والمجلدات المشتركة.
تناسب: محلل الحوكمة والمخاطر والالتزام، مسؤول الضابط، المدقق
هل يبدو هذا مألوفاً؟
يطلب المراجع ميثاق اللجنة المعتمد، فيتذكر أحد الزملاء أنه أرسله العام الماضي. لكن نسخة منه في رسالة بريد قديمة، وأخرى في مجلد مشترك، ولا أحد يعرف أيهما التي رُوجعت فعلاً.
في غياب مكان واحد للأدلة، تُجمع الملفات نفسها من جديد مع كل مراجعة.
تبقى الأدلة في مجلدات شخصية ومرفقات بريد، بعيداً عن الضابط الذي تدعمه.
لا يتضح من أضاف الملف ومتى، ولا هل تغيرت حالة الضابط بسببه.
كيف يساعدك منطبق
في منطبق يصبح الدليل جزءاً من الضابط نفسه لا مجلداً منفصلاً. يعرض كل ضابط قائمة الأدلة المطلوبة له، ويصل الطلب إلى مسؤوله داخل المنصة، وتُضاف الملفات في تبويب الأدلة مع اسم من رفعها ووقت رفعها. ويمكن ربط السياسات في وحدة المستندات بالضوابط التي تحققها، بينما يحفظ تبويبا الملاحظات والنشاط النقاش وسجل التغييرات بجانب الدليل.
صور من منصة منطبق ببيانات تجريبية.
كل ملف داخل الضابط الذي يدعمه، مع اسم من أضافه ووقت إضافته.
ما رُفع من أدلة يبقى في مكانه للمراجعة التالية بدل جمعه من جديد.
توضح الملاحظات ما ينقص الضابط، ويعرض تبويب النشاط كل تغيير في حالته.
يرى الضوابط التي تنقصها أدلة مطلوبة، ويتابع مع المسؤولين من داخل الضابط نفسه.
يتلقى طلباً واضحاً، ويرفع الملف في مكانه الصحيح، ويعرف ما يتطلبه الضابط أيضاً.
يفتح الضابط فيجد أدلته وملاحظاته وسجل تغييراته معاً، دون أن يطلب الملف من جديد.
تُضاف الملفات في تبويب الأدلة داخل كل ضابط بسحبها أو اختيارها، ويعرض العرض التجريبي أدلة بصيغة PDF. ويمكن أيضاً ربط السياسات وغيرها من سجلات وحدة المستندات بالضوابط. ونؤكد معك أنواع الملفات التي يستخدمها فريقك خلال العرض التجريبي.
نعم. يُرفع الدليل داخل ضابط في تقييم محدد، فيبقى مرتبطاً بذلك الضابط وذلك التقييم. وتعرض صفحة السياسة المرتبطة بضوابط الإطار تلك الضوابط وحالة الالتزام الخاصة بها.
يبقى الضابط على حالته الحالية، ويكتب المراجع ما ينقص في تبويب الملاحظات في الصفحة نفسها حيث يراه المسؤول، ويُسجَّل كل تغيير في الحالة في تبويب النشاط. وإن احتجت إلى خطوة اعتماد رسمية نراجع الخيارات معك في العرض التجريبي.
اطلب عرضاً تجريبياً، ونريك كيف يُطلب الدليل ويُرفع ويُسترجع على الإطار الذي تعمل عليه.
