دورة حياة السياسات والمستندات
أدر كل سياسة بإصدارها وحالتها وتصنيفها وتاريخ مراجعتها في سجل واحد، واعرف من أقرّ من الموظفين بالاطلاع عليها.
تناسب: مدير الحوكمة، مالك السياسة، فريق الالتزام
هل يبدو هذا مألوفاً؟
يعمل موظف وفق ملف سياسة حفظه على جهازه قبل عامين، بينما لدى فريق الحوكمة مسودة أحدث، والنسخة المنشورة بصيغة PDF في مكان آخر، ولا يوجد سجل بمن طُلب منهم الاطلاع عليها.
تتداول مسودات Word ونسخ PDF كلٌّ على حدة، دون سجل واحد للإصدار الحالي.
لا يُعرف من المسؤول عن تحديث السياسة، ولا متى يحين موعد مراجعتها.
يصعب إثبات من استلم السياسة من الموظفين ومن أقرّ بالاطلاع عليها.
كيف يساعدك منطبق
في منطبق لكل نوع من المستندات سجل خاص به، من السياسات والإجراءات إلى المعايير والمواثيق. يحمل كل سجل الإصدار والحالة والتصنيف واللغة وتاريخ المراجعة، وملف Word القابل للتعديل والنسخة المنشورة بصيغة PDF، والإدارات والموظفين الذين ينطبق عليهم. وعندما تتطلب السياسة إقراراً يصل إشعار إلى الموظفين المعنيين فيقرّون بالاطلاع، وتعرض لوحة بيانات المستندات ما استحقت مراجعته.
صور من منصة منطبق ببيانات تجريبية.
للسياسات والإجراءات والمعايير وغيرها قوائم مستقلة بالإصدار والحالة وتاريخ المراجعة.
تحصي لوحة بيانات المستندات ما استحقت مراجعته والإدارات التي لديها مراجعات مستحقة.
تعرف من اطّلع على السياسة من الموظفين ومتى، بدل الاعتماد على ردود البريد.
ينظم مكتبة المستندات حسب النوع، ويتابع مواعيد المراجعة والحالات من لوحة البيانات.
يحدّث السياسة ويرفع ملفاتها الجديدة، ويعرف بدقة على من تنطبق.
يربط السياسات بضوابط الإطار، ويثبت أن الموظفين المعنيين أقرّوا بالاطلاع عليها.
يحمل كل مستند رقم إصدار وحالة من بينها مؤرشف، ويعرض السجل إصدار كل مستند، كما تضم صفحة المستند تبويب النشاط. ونتفق معك في العرض التجريبي على طريقة الاحتفاظ بالإصدارات السابقة في مكتبتك.
نعم. تضم صفحة المستند قسم المكلّفين لإضافة المسؤولين عنه، ولكل مستند تاريخ مراجعة. وتعرض لوحة بيانات المستندات ما استحقت مراجعته والإدارات التي لديها مراجعات مستحقة.
نعم. تختار في قسم النطاق الإطار والضوابط التي تدعمها السياسة، فتعرض صفحة المستند تلك الضوابط وحالة الالتزام الخاصة بها.
اطلب عرضاً تجريبياً، ونريك إنشاء السياسة ونشرها ومتابعة الإقرار بها على أنواع المستندات لديك.
